ICTを止めるためではなく、安心して使うための整理です
情報共有を速くしながら、誤投稿・誤共有が起きたときの影響を小さくするために、情報の置き場所と共有方法をそろえます。
入口と本体を分ける
Teams
通知・入口
必要最小限の情報
GIGA-NAS
本体の保管
必要な人だけ確認
重要情報
分類に応じて
保存場所を制限
Teamsは便利な連絡口として使います。ただし、個人情報や要配慮情報の本体は置きません。
情報レベルの考え方
重大情報
第三者や生徒に知られると、個人情報上・学校運営上の重大問題になる情報。
例：成績原本、指導要録原本、パスワード管理台帳、個人情報一括データ
要配慮情報
日々の業務で扱うが、生徒・保護者にそのまま見られると問題になる情報。
例：生徒指導、健康情報、名簿、保護者連絡先、個人別テスト結果
通常校務情報
個人名があっても、見られたときの影響が比較的小さい日常業務情報。
例：会議資料、提出状況、所在情報、学習進捗、係分担
公開可能情報
保護者や地域の方に公開しても問題ない情報。
例：学校だより、行事予定、公開許可済み写真、授業公開案内
名前があるかだけでなく、見られたときの影響で考える
○レベルⅢでよい例
所在情報のみ、提出したかどうか、係分担、学習進捗の概要、集計済みアンケート。
生徒が見ても大きな不利益が起きにくく、日々の業務で共有する必要がある情報。
×レベルⅡに上げる例
早退理由、欠席理由、健康情報、家庭事情、指導内容、個人別の点数・回答内容。
本人や保護者が見たとき、トラブルや不利益につながる可能性がある情報。
Teamsには「所在」だけ。本体や理由は書かない
書いてよい
登校・遅刻・早退・帰宅確認など、所在確認に必要な最小限の情報。
書かない
健康・家庭・生徒指導など、理由や背景が入るとレベルⅡになります。
Formsは実施に使う。結果の共有はしない
Formsで実施
回収の入口として利用
結果を保存
Excelでダウンロード
GIGA-NASへ
指定フォルダに保管
迷いやすい場面をそろえる
○よい運用
Teamsには「結果をGIGA-NASに保存しました」とだけ投稿する
個人別結果や名簿はGIGA-NASの指定フォルダで管理する
離席時は画面ロックをする
×避ける運用
Formsの結果共有リンクを作成して送る
Teamsに個人別の点数ファイルを添付する
大型モニターに成績や個人情報を映したままにする
保存場所だけでなく、画面と端末も守る
気をつけること
- 離席時は画面をロックする
- 端末を生徒のいる場所に放置しない
- パスワード入力を見られないようにする
- 大型モニターに個人情報を映さない
- 不要な印刷物やメモを机上に残さない
なぜ必要か
共有設定が正しくても、画面の見え方や端末放置から情報が漏れることがあります。
「保存先」＋「操作」＋「画面管理」をセットで考えます。
置き場所が決まっていない情報は、守れない
指定フォルダで管理
レベルⅠ・Ⅱ情報を安全に管理するため、GIGA-NAS内の保存場所を整理します。
正式版を一つにする
同じ情報が複数の場所に散らばると、古いファイルを見たり、権限のない場所に置いたりする原因になります。
個人のデスクトップや任意の個人フォルダを正式な保管場所にしないことが大切です。
守れないルールは、続かない
暗号化やパスワード運用は、必要な場面では有効です。ただし、複雑すぎる運用は守られにくく、引き継ぎも難しくなります。
安心して共有するために
共有する情報を選びます。
大事な情報の本体はGIGA-NASへ。
そして、画面・端末・パスワードも日常的に守ります。